Tarina paluusta toimistolle

Olemme viimeviikkoina tutkineet ja haastatelleet kymmeniä ihmisiä, ymmärtääksemme haasteita, pelkotiloja ja polttavimpia kysymyksiä, joita lähestyvä paluu toimistolle työntekijöissä sekä yritysjohdossa herättää.

Haastatteluissa ja kyselyissämme esiin nousseet TOP5 haasteet/pelot paluussa toimistolle:

Epidemia pääsee leviämään työpaikalla, joka saattaa vaarantaa työntekijät sekä liiketoiminnan
Ohjeistuksia ei noudateta ja tullaan esimerkiksi sairaana toimistolle
Onko toimitila varmasti turvallinen paikka ja milloin on turvallisin aika tulla toimistolle
Onko toimistolla samanaikaisesti paljon ihmisiä
Paluuta entiseen malliin ei enää haluta

Toisaalta olemme kuumeisesti pyrkineet selvittämään, mikä on toimitilojen tulevaisuus ja rooli tulevaisuudessa ja mitkä tulevat olemaan toimitilojen trendit.

Toimitilojen trendit 2020 tutkimuksessamme esiin nousseet TOP4 -toimitilojen trendiä:

Työympäristö- ja toimitilajohtaminen nousee kulmahuoneen agendalle
Käyttäjäkokemus ja työntekijän hyvinvointi
Teknologia ja digitalisaatio
Vastuullisuus

Päätin puristaa nämä paluuseen liittyvät tunnistetut haasteet, ratkaisuehdotukset haasteisiin, sekä toimitilojen trendit seuraavanlaiseen kuvitteelliseen tarinaan.

Jarkon työpäivä

Elokuinen torstai-aamu Helsingissä on lämmin kun IT-alalla toimiva, myyntipäällikkö Jarkko napsauttaa asunnossaan Moccamasterin päälle. Mies antaa ajatustensa lipua tulevaan työpäiväänsä ja sen kulkuun. Jo edellisenä iltana Jarkko on tehnyt päätöksen lähteä seuraavana päivänä toimistolle, koska tulossa on erittäin tärkeä asiakastapaaminen sekä mahdollisen tulevan tiimiläisen työhaastattelu. Kohtaamisten välissäkin tarkoitus on työstää muutamaa tärkeää tarjousta, joiden deadlinet painavat päälle. Tänään on yksinkertaisesti pakko olla supertehokas. Jarkon mieleen hiipii ajatus siitä, että selviytyminen vaatii jopa pääsyä maagiseen ”flow-tilaan”. Mitään pakottavaa tarvetta paluulle toimistoon ei Jarkolla kuitenkaan ole, sillä työnantaja on antanut työntekijöilleen vapauden tehdä töitä parhaiten työntekijää palvelevassa työympäristössä. Työnantaja on jopa laajentanut omaa toimitilaverkostoaan läheiseen coworking tilaan, josta Jarkkokin on muutamana päivänä kesällä varannut itselleen rauhallista ja häiriötöntä työtä tukevan työpisteen, lasten ollessa kotona tai lämpötilan kotikonttorilla noustessa helteillä lähes 30-asteeseen. Tämän päivän työtehtäviä ehdottomasti parhaiten palveleva työympäristö löytyy kuitenkin toimistolta.

Jo edellisenä Iltana Jarkko on tarkistanut mobiilisovelluksesta, seuraavan päivän Helsingin toimitilan työpisteiden varaustilanteen ja huomannut, että aamun tunteina työpisteistä on varattu ainoastaan 10%. Päivän mittaan varausaste näyttää toki nousevan maksimissaan 30%:iin. Tämä tieto luo miehelle turvallisuudentunnetta ja hän päättääkin varata itselleen ennakkoon työpisteen klo 8-16, joka toimii koko päivän Jarkon ”tukikohtana”. Mies on jo aiemmin varannut väljät neukkarit asiakastapaamista, sekä työhaastattelua varten ja samalla vierailijoille on lähetetty automaattiset kalenterikutsut yrityksen toiminta- ja saapumisohjeistuksineen. Myös Jarkko itse saa vahvistuksen varauksen onnistumisesta sekä pohjakuvaan visualisoidun saapumisohjeen työpisteelle. Jarkkoa kuitenkin mietityttää muistavatkohan kaikki varmasti noudattaa annettuja toimintaohjeita.

Aiemmin Jarkko on käyttänyt työmatkoihin paljon julkisia liikennevälineitä, mutta viime aikoina mies on käyttänyt työmatkoihinsa omaa autoa. Lähtiessään kohti uutta, upeaa toimistoa, Jarkko tarkistaa vielä älypuhelimellaan, mikä on tämän hetken reaaliaikainen työpisteiden varausaste ja miten tilanne kehittyy lähitunteina. Ilokseen mies huomaa, että edelliseen iltaan verrattuna muutosta varaustilanteeseen ei juurikaan ole tullut. Samalla silmäyksellä Jarkko tarkistaa sovelluksesta myös toimitilan ilmanlaadun ja lämpötilan. Vaikka ulkona loppukesän helle nostaa lämpömittarit lähes 30-asteeseen, toimistolla lämpötila asettuu maltilliseen 21-asteeseen.

Jarkko saapuu toimistolle ja astelee toimiston aulaan. Miehen katse kiinnittyy aulassa komeilevaan suureen infonäyttöön, joka ohjeistaa, miten toimitilassa tulee toimia ja visualisoi tilankäytön reaaliaikaisen tilannekuvan, työpisteiden, puhelinkoppien ja neukkareiden osalta. Näkymä näyttää varaustilanteen sekä pohjakarttaan tuotuna, että listamuotoisena näkymänä ja kuvastaa hyvin sitä, kuinka vain joka toinen työpiste on toimistolla juuri nyt varatavissa. Kartalle on tuotu myös mm. käsidesien sijoituspaikat. Näytön kartan perusteella Jarkko varmistaa vielä kulkureitin varaamalleen työpisteelle.

Jarkko astelee varaamalleen työpisteelle, ja työpöydän alle sijoitettu työpistesensori vahvistaa Jarkon varauksen vastaanotetuksi automaattisesti. Jarkko aloittaa työt ja pääsee kuin pääseekin kaivattuun flow tilaan, kunnes tietokoneen näytölle singahtaa Teams-pikaviesti, joka muistuttaa Jarkkoa 15 minuutin päästä alkavasta neuvottelusta. Jarkko kaivaa taskustaan kännykän ja tarkistaa vielä pohjakartasta, missä ihmeessä hänen varaamansa neukkari sijaitsee. Vaikka uudessa toimistossa onkin jo vietetty tovi, neukkareiden sijainnit eivät ole vielä taltioituneet miehen selkäytimeen, eikä haahuilua eri yksiköiden tai kerrosten välillä juuri nyt suositella.

Samassa Jarkon kännykkään singahtaa tekstiviesti, joka kertoo vieraiden olevan aulassa. Tästä Jarkko tietää, että vieraat ovat ilmoittautuneet hänen lähettämässään kalenterikutsussa olleen QR-koodin avulla. Jarkko kiiruhtaa aulaan, ja ryhmä siirtyy neuvottelukerrokseen, jossa komeilee rivistö tyylikkäitä neuvotteluhuoneen ovenpielinäyttöjä, joiden näytöt muistuttavat vierailijoita turvaväleistä sekä käsihygieniasta. Ryhmä siirtyy heille varatun neukkarin kohdalle, jossa näyttö pyytää Jarkkoa vahvistamaan samalla minuutilla alkavan varauksensa. Jarkko vahvistaa varauksensa Teams-pikaviestillä ja ovenpielinäytön liikennevaloindikaattori sekä led-reunus muuttuvat välittömästi punaiseksi varmistaen täydellisen työrauhan tilaan. He astuvat sisään upeaan moderniin neuvottelutilaan, jonka valot syttyvät automaattisesti ja joka on automaattisesti viilentynyt 21-asteiseksi Jarkon toivomuksen mukaan. Neukkarin kapasiteettia on pudotettu kahdeksasta hengestä neljään, joten tilaa neukkarissa on hyvin tarjolla.

Jarkko uppoutuu täysin neuvotteluun, huomaamatta ajan kulkua. Ryhmän hedelmällisen ideointisession keskeyttää ystävällisen lempeä naisääni, joka ilmoittaa: ”varauksenne päättyy 15 minuutin kuluttua ja tilaan on tulossa siivous”. Näinä aikoina siivouksen merkitystä ja tärkeyttä ei voida vähätellä, joten ryhmä päättää palaverin ja poistuu tilasta. Samassa ovenpielinäytölle aktivoituu automaattinen 30 minuutin siivousvaraus, ennen seuraavaa asiakaspalaveria ja hymyilevä siivooja aloittaa työnsä neukkarissa.

Seuraavaksi onkin lounaan vuoro ja Jarkko tarkistaa mobiilisovelluksellaan, mikä on tämänhetkinen alakerran lounasravintolan pöytävaraustilanne. Sovellus kertoo, että 75% paikoista on vapaana, eli pöytäpaikkoja on hyvin jäljellä, joten mies suuntaa hyvillä mielin alakertaan nauttimaan laadukkaan lounaan, jonka kruunaa perinteinen torstai pannari! Loppupäivä meneekin työhaastattelun sekä tarjousten viimeistelyn parissa, kunnes pikaviesti muistuttaa Jarkkoa työpistevarauksen päättymisestä ja samalla ohjeistaa miestä siivoamaan työpiste hänen lähtiessään. Illan hämärtyvinä tunteina siivooja käy vielä tekemässä tehostetun siivouksen käytetyillä työpisteillä sekä neukkareissa ja samaan aikaan Jarkko suunnittelee jo seuraavaa työpäivää sekä työtehtäviä parhaiten tukevaa työympäristöä.

Mitä tarina opettaa?

Viimeistään nyt työympäristö-, sekä toimitilat ovat nousseet huminalla kulmahuoneen agendalle
Suunnittele tarjoamaasi työpäiväkokemusta, aina työntekijäsi matkasta käsin ja muista, että matkoja on monia.
Työntekijäkokemus on viimeistään nyt kaikki kaikessa. Vapaus valita ja joustavuus, sekä läpinäkyvä data, luovat työntekijälle turvallisuudentunnetta sekä tunnetta kontrollista.
Hyödynnä teknologian tuomat mahdollisuudet esimerkiksi työpisteiden varaamiseen, varaustilanteen visualisointiin, turvavälien noudattamiseen sekä siivouksen tehostamiseen
Et voi viestiä liikaa esimerkiksi yhteisistä pelisäännöistä. Mieti miten voit hyödyntää erilaisia viestintäkanavia, kuten kalenterikutsuja, automaattisia pikaviestejä, digitaalisia ja fyysisiä pintoja yms. viestimiseen.
Yrityksen vastuullisuus keskittyy työntekijöiden hyvinvoinnista ja turvallisuudesta huolehtimiseen, joka on työntekijälle kaikki kaikessa.