Sisäinen kommunikaatio uudella aikakaudella

Jukka Holm

Jälkikäteen ajateltuna poikkeustilanteen alussa oli erityisen tärkeää laittaa henkilökunnalle kuva työpöydästäni makuuhuoneen nurkassa. Ei siksi, että pöytä itsessään olisi kiinnostava, mutta kuva symboloi kahta asiaa. Olemme kaikki samassa tilanteessa uuden edessä ja sisäisen viestinnän osalta ei tarvitse pitää rimaa korkealla.

Huolimatta siitä, että osa työntekijöistä teki pysyvästi etätöitä ja kaikilla oli etäilyyn mahdollisuus kaikki yhteinen aktiviteetti oli aina ennen ollut toimipaikkakohtaista. Osallistuminen yhteiseen tekemiseen vaati käytännössä fyysistä läsnäoloa, voi sanoa, että aiemmin meillä oli ollut hyvin toimistokeskeinen kulttuuri.

Nyt siirryimme yhdessä yössä kaikki työskentelemään kotoamme käsin ja useimmilla oli siten edessä iso muutos työskentelyolosuhteissa. Itse päädyin hakemaan viikonloppuna kuvan mukaisen itse kasattavan pienen työpöydän makuuhuoneen nurkkaan ja laitoin siitä maanantaina aamulla kuvan jakoon. Kuvaketjusta tulikin suosittu ja eräänlainen jäänsärkijä. Hyvin nopeasti meillä käynnistyi kovinkin aktiivinen etätyökulttuuri, johon olennaisena osana kuuluu vapaamuotoisetkin videopalaverit ja chat-huoneet.

”Tässä ajassa sydämen sivistys punnitaan”

Työ itsessään tuo sisältöä meidän kaikkien elämään ja sen lisäksi useimmille suhteet työkavereihin ovat iso osa merkityksellisyyden kokemusta. On hyvä ymmärtää, että elämäntilanteet ovat kovin erilaisia. Osa ihmisistä asuu yksin ja kontaktit ulkomaailmaan voivat olla hyvin vähäiset näinä rajoitusten aikoina.

Kysyin sosiaalisessa mediassa kommentteja siitä, mikä on hyvää johtajaviestintää poikkeustilanteessa. Sain eräässä yksityisviestissä kommentin, että oma esihenkilö ei ole koko kuukautena kysynyt “mitä sulle kuuluu tai kuinka ylipäänsä voit?” Kuulemma ainoa asia mikä auttaa jaksamaan on hyvät työkaverit, mutta johtaminen puuttuu kokonaan.

Näitä asioita harvemmin julkisesti kerrotaan ja uskon, että kommentin antanut henkilö ei valitettavasti ole tässä asiassa yksin. Toinen kommentoija sanoittikin kauniisti, että “Tässä ajassa sydämen sivistys punnitaan”.

Pyyntöni ja samalla neuvoni Sinulle johtaja onkin, että olet aidosti kiinnostunut johdettaviesi tilanteesta ja kuulumisista. Usein jo pelkkä kuuntelu auttaa, mutta monesti saat arvokasta tietoa siitä, miten arkea ja tekemistä voisi sujuvoittaa tai sopeuttaa kunkin henkilökohtaiseen tilanteeseen sopivaksi.

Kun välität työntekijöistä, niin työntekijät välittävät asiakkaista

Monesti kuluneella vuosikymmenellä toistettu viisaus siitä, että hyvinvoivat työntekijät mielellään huolehtivat asiakkaista, osoittautui todeksi. Ilolla sain seurata, kuinka sisäiset käytäntömme uusista viestintätavoista ja huolehtimisista siirtyi jo ensimmäisellä viikolla teoiksi asiakkaiden kanssa.

Asiakasyhteisöissä viestintä muuttui päivittäiseksi keskustelun avauksiksi ja kuulumisten kyselyiksi. Rohkeimmat customer success managerit kutsuivat myös asiakkaita virtuaalikahveille ja saivat osallistuneilta kovin rohkaisevaa palautetta. Pian malli kehittyi pääkäyttäjäklinikoiksi, joissa käytiin läpi akuutteja kysymyksiä tuotteisiin ja ajankohtaisiin asioihin liittyen.

Toimintatavat muuttuivat meillä, mutta niin ne totisesti muuttuivat myös asiakkaillamme. Emme voi kysymättä tietää, että miten voisimme parhaiten auttaa.

Lupaus tulevasta auttaa erityisesti epävarmoina aikoina

Välillä mieleen voi hiipiä ajatus, että turha tässä on viestiä, kun ei ole mitään uutta kerrottavaa. Tuollainen ajatteluketju kannattaa heittää välittömästi romukoppaan.

Ihmismieli on siinä mielessä jännä, että hiljaisuus lisää epävarmuutta. Tiedät itse tunteen jos olet joskus vaikka tilannut verkkokaupasta tuotteen ja et voi seurata etenemistä mistään. Muutamat päivät menee ihan ok, mutta viikon jälkeen alat jo miettimään, että koskahan se paketti saapuu. Logistiikkayhtiöt ovat ratkaisseet tämän psykologisen ongelman laittamalla verkkosivun jossa lähetystä voi seurata.

Poikkeustilanteessa johtajan pitää luoda mahdollisimman avoin ja realistinen tilannekuva ja kertoa mitä asioita tullaan seuraavaksi tekemään ja milloin tilannekuvaa jälleen päivitetään.

Tämä vapauttaa työntekijät henkisesti keskittymään omaan tekemiseensä ja luo keskinäistä luottamusta. Samalla se mahdollistaa hajautetun päätöksenteon, tiimit osaavat paremmin ratkoa kohtaamiaan haasteita tai jopa innovoida uutta, kun kaikki olennainen on tiedossa ja yhtiön kohtaamat haasteet ja mahdollisuudet avoimesti jaettu.

Vahva suositukseni onkin siis koettaa luoda uskoa tulevaan olemalla avoin ja rehellinen, kertomalla asioista sellaisina kuin ne itse näet ja koet. Voit avata myös päätöksenteon kriteereitä. Mitä mittareita seuraat ja miten ne vaikuttavat tuleviin päätöksiin. Näin rakennat luottamusta, voit saada myös arvokasta palautetta tai ideoita kun olet avoin ja vastaanottavainen. Yksin ei ole hyvä olla, johtajankaan.

Voimia tuleviin koitoksiin!

Jukka Holm

Visma Enterprise

toimitusjohtaja

Jukka on työskennellyt Vismalla toimitusjohtajana vuodesta 2017. Hänen vastuullaan on 170 henkilöä työllistävä Visma Enterprise Oy. Nuoresta iästään huolimatta Jukka on toiminut IT-allalla erilaisissa johtamistehtävissä jo yli 10 vuotta. Erityisen tunnetuksi hän on tullut aktiviisesta otteestaan sosiaalisessa mediassa, jossa lempiaiheena on työelämään ja moderniin johtajuuteen liittyvät teemat.