Neuvottele kuin FBI:n agentti
Aikoinaan kun opiskelin juristiksi, sitä oppi millaisia ovat hyvät ja huonot sopimukset (tai niiden ehdot), mutta en kauheasti saanut eväitä siihen, miten toivottu sopimus saadaan aikaiseksi. Eli tiesin mikä on haluttu lopputulos, mutta en oikein miten siihen päästään. Se mitä siinä välissä tapahtuu, on neuvottelu.
Työuran alussa sitä saattoi kuulla sanottavan jostain henkilöstä, että “se se on tiukka neuvottelija”. Mieleen piirtyi kuva henkilöstä, joka esittää kovia vaatimuksia eikä koskaan peräänny kannassaan. Sellainen “nyrkkiä pöytään” tyyppi. Sittemmin olen oppinut, että vaikka tuo taktiikka voi joissain tilanteissa edelleenkin toimia, yleensä on parempi tehdä aivan toisin. Puhumattakaan, että siitä jää myös ihmisenä parempi fiilis.
Neuvotteluharjoitukset FBI:n entisen panttivankineuvottelijan kanssa
Olen opetellut neuvottelua sekä käytännön (myös kantapään) että myöhemmin myös koulutusten kautta.
Muistan kun olin ensimmäisiä kertoja neuvotellut sopimuksia puhelimitse amerikkalaisten juristien kanssa, ajoin illalla kotiin ajatellen, että “perhana nuo ovat hyviä neuvottelijoita”. Homma vain meni mukavasti koko ajan eteenpäin, he eivät jääneet jänkkäämään mistään ja olivat taitavia suostuttelemaan.
Myöhemmin kun opiskelin neuvottelua Yhdysvaltalaisen yliopiston kurssilla, kurssikaverini oli FBI:n entinen panttivankineuvottelija. Oli aika hassua, että pelkkä neuvotteluharjoittelu hänen kanssaan jännitti enemmän, kuin oikea sopimusneuvottelu ison IT-yrityksen juristien kanssa.
Mitä olen oppinut neuvottelusta käytännön, kantapään ja koulutuksen kautta? Tässä keskeiset asiat tiivistettynä.
Soft on the people, hard on the issue
“Soft on the people, hard on the issue”. Eli ole miellyttävä ihmisenä, mutta tavoitteellinen asiassasi. Tämän opin yksinkertaistettuna FBI:n neuvotteluperiaatteista. Mielestäni hyvä neuvo mihin tahansa tilanteeseen.
Yksinkertaisesti, on vain vaikeampi vastustaa miellyttävää ihmistä.
Kuinka usein olet nähnyt elokuvassa, että FBI:n panttivankineuvottelija olisi aggressiivinen neuvottelun vastapuolta kohtaan? Harvemmin. Entäpä jos lähestyisit asiakaspalvelijaa (tai vaikka verottajaa) aloittaen että “teiltä kun on aina saanut niin erinomaista palvelua, ajattelin että pystyisitteköhän auttamaan tässä asiassa”, luuletko että pääsisit helpommin haluamaasi lopputulokseen?
Sopimusneuvotteluissa ei ole “vastapuolta”
Oikeudenkäynnissä on vastapuoli. Sopimusneuvottelua ei kannata lähestyä samalla taktiikalla, ei edes juristin. Sopimusneuvottelua ei lähdetä “voittamaan”, kuten oikeudenkäyntiä. Ajattele mielessäsi, että olet sopijakumppanisi kanssa yhteisellä asialla. Olette yksi tiimi, jolle on annettu tehtäväksi selvittää, voitaisiinko sopimus saada aikaiseksi.
Neuvottele mieluummin kasvotusten tai puhelimitse kuin sähköpostitse
On vaikeampi vastustaa tai olla hankala toista kohtaan, jos neuvottelet kasvotusten tai edes puhelimitse. Vältä siis pelkkiä sähköpostiralleja.
Ymmärtäkää toistenne intressit, tavoitteet ja huolet
Tätä on ns. intressipohjainen neuvottelu (käytä termiä, jos haluat päteä).
Lyhyesti, kuuntele ja ymmärrä miksi sopijapuolesi haluaa asian sovittavan tietyn sisältöisenä. Mitä tavoitteita tai huolia hänellä on? Vastaavasti perustele mitä tavoitteita (tai huolia) sinulla on oman positiosi tai ehtosisällön taustalla. Usein asia ratkeaa jopa samantien, kun olette ymmärtäneet toisianne. Perustele oma kantasi tai ehdotuksesi tavalla, johon on helppo samaistua, kuten “onhan kohtuullista, että…” taikka “ymmärrät varmaan, että meidän alan yritykselle on elintärkeää, että…”.
Jos joudut neuvottelemaan vain sähköpostitse, perustele silloinkin miksi haluat ehdon olevan tietyn sisältöinen. Eli “ehto ja sen perustelu” kombinaatio vie paremmin haluttuun tulokseen kuin pelkkä ehto tai sen muuttaminen ilman perusteluja.
Heitä pallo sopijakumppanillesi
Nyt kun ymmärrätte toisianne, voit tietyn ehdon muotoilussa heittää jopa pallon sopijakumppanillesi. Se voi olla parempi, kuin että tekisit itse ehdotuksen sopimusehdon sisällöstä. Sopijapuoli kokee voivansa vaikuttaa sopimuksen sisältöön. Niinpä voisit esimerkiksi sanoa, että “nyt kun tiedät mikä meidän huolemme on tässä asiassa, miten sinä muotoilisit sopimusehdon?”.
BATNA:t ja muu valmistautuminen
Tee kotiläksysi ennen neuvottelua. Pyri muodostamaan käsitys sopijapuolesi keskeisistä tavoitteista ja intresseistä. Mieti jo valmiiksi, mihin asioihin he tulevat todennäköisesti keskittymään ja miten vastaat niihin.
Mieti myös miten pystyt avaamaan ja perustelemaan omat tärkeimmät ehtosi ja kantasi. Mieti myös valmiiksi mikä on pelivarasi eri ehdoissa ja asioissa, eli mikä on ideaali lopputulos ja toisaalta mikä on toisessa ääripäässä oleva hyväksyttävä lopputulos. Mieti myös, mikä on paras vaihtoehtosi sopimuksen tekemiselle (ns. BATNA, eli best alternative to a negotiated agreement), eli sille, että sopimusta ei saada lainkaan aikaiseksi.
Villy Lindfelt
Lakius
Juristi, Yrittäjä
Lisää vaikuttajalta Villy Lindfelt
Lisää kategoriasta Talous
