Kesytä kiire, joka tukkii aivot

Kirsti Laasio

Kiire on hanurista! Pian on joulu ja toiveena on rauhoittua tämän kaiken kiireen keskellä – tai oikeastaan kaiken tämän kiireen jälkeen. Jos elät elämääsi pikakelauksella, on aika pysähtyä. Ihmiset ovat jo jonkin aikaa valittaneet alati kasvavasta kiireestä ja sanovat sen syyksi kasvaneen työmäärän ja muiden kuormittavien tekijöiden hallitessa työpäivää. Siirtyessämme keväällä etätöihin, työ- ja vapaa-aika sulautuivat yhteen ilman selkeää rajaa. Työaika, tehtävien, sähköpostien ja palavereiden määrä tuntui kasvaneen. Eikä tämä pelkästään jäänyt tunteeksi, vaan tutkitusti todettiin työpäivien myös pidentyneen ja kiireen lisääntyneen.

On niin kiire, ettei ehdi tekemään mitään

Tuntuuko sinustakin toisinaan siltä, että päivän työskentelyn jälkeen et saanut juuri mitään valmista aikaan kaiken kiireen keskellä? Tunne näyttää olevan varsin yleinen ennen kaikkea asiantuntijatyötä tekevillä, sillä työt eivät aina ole selkeästi rajattavissa tai mitattavissa. Asioiden selvittely ja taustoittaminen vie paljon aikaa, eikä jäljelle jää välttämättä yhtään konkreettista näkyvää jälkeä tehdystä työstä. Kiire on työtä ja työntekoa häiritsevä tekijä. Kiire tekee näkyväksi sen, mikä ei enää toimi.

Useimmiten tilanne johtuu kuitenkin kiireen tunteesta. Tehtäviä satelee ovista ja ikkunoista jo valmiiksi keskeneräisten asioiden päälle. Päätöksiä saattaa joutua odottelemaan ja keskeneräisten asioiden määrä kasvattaa stressiä entistä enemmän. Aikataulut eivät enää pidä ja kaaoksen keskellä on alettava priorisoimaan. Ja koska on niin paljon hommaa, ei kiireeltään ehdi edes tekemään priorisointia, vaan sammuttaa tulipaloja sen minkä ehtii.

Toisinaan kiire voidaan määritellä hyväksi viholliseksi. Kiire laittaa ihmisen tekemään asioita ’viime tipassa’ ja sen ansiosta saamme myös paljon asioita hoidettua lyhyessä ajassa ja pikavauhdilla sekä kirittyä aikataulut kiinni. Pieni stressi kuuluu elämään ja auttaa meitä selviytymään hankalista tilanteista, mutta tällä lykkäämisvimmalla tulemme lisänneeksi paitsi tulevaa työtaakkaa, myös omaa stressitasoamme. Huonosti hallittuna kiire on kuin tuli, joka saa meidät palamaan loppuun. Aikaa ei voi hallita, mutta kiirettä voi.

Enemmän ei ole aina enemmän

Kiireestä on tullut nykyajan ilmiö ja trendi. Kiireisyys saa toisinaan olomme tuntumaan tarpeelliselta ja merkittävältä. Tällöin saatamme jopa tavoitella kiireisen ihmisen vaikutelmaa. Ja kun riittävän kauan hoemme kiireen mantraa, saamme helposti kiireen tunteen aikaiseksi, vaikka varsinaista kiirettä ei olisikaan. Hullua hommaa! Harvoin kuitenkaan pysähdymme pohtimaan, mitä kiire oikeastaan on.

Kiireen perusmääritelmä on kaikessa yksinkertaisuudessaan se, että on liian paljon tehtävää liian lyhyessä ajassa. Kiireen voi jakaa:

itse aiheutettuun,
kiireen tunteeseen sekä
todelliseen kiireeseen.

Toisinaan kiire on jonkinlainen sekoitus edellä mainituista. Kiirettä voidaan myös yhteisesti työyhteisössä vähentää toimintatapoja ja ajanhallintaa kehittäen. Se vaatii koko työyhteisön panosta pohtimaan ovatko kaikkien työtehtävät selkeästi määritelty ja onko tehtävien tärkeysjärjestys selvä kaikille? Kiire ei lopu kiirehtimällä eivätkä työt tekemällä.

Multitasking haittaa keskittymistä

Työpäivän aikana ihmisen aivot ja muisti sekä keskittyminen ja tarkkaavaisuus ovat tuhansien eri ärsykkeiden pommituksessa. Notifikaatioita eri laitteista satelee, työt keskeytyvät jatkuvasti ja tekemättömät työt tuntuvat seuraavan väsymättä eivätkä jätä rauhaan, kun kiireen tuntu lisääntyy. Päivittäisestä informaatiotulvasta pitäisi osata poimia asiat, jotka juuri sillä hetkellä ovat tärkeimpiä, kriittisimpiä ja vievät meitä kohti tavoitteitamme. Jokaisella meistä on todennäköisesti kokemuksia siitä, mitä kiire ja siihen liittyvä aikapaine tekevät keholle ja mielelle. Monelle siirtyminen etätyöhön toi omat haasteensa työpäivän ja -tehtävien jaksottamiseen. Kuin huomaamatta aikaa kuluu sähköpostien selailuun samaan aikaan kun istutaan (etä)palavereissa eikä kiirettä saada suitsittua.

Toki tätä multitaskingia eli moniajoa on tapahtunut ennen etätyön aikakauttakin. Palavereissa tarkkaillaan kännykkää, tekstaillaan viestejä, hoidetaan sähköposteja ja yritetään välillä olla läsnä, kunnes taas uusi notifikaatio tai ärsyke saa tarkkaavaisuutemme herpaantumaan ja keskittyminen katkeaa. Miksi ihmeessä me toimimme näin? Sen sijaan, että antaisimme aivoillemme tilaa, me aiheutamme itsellemme kiirettä kahlitsemalla aivomme samanaikaisesti moneen eri tehtävään. Kun seuraavan kerran palaverissa samanaikaisesti tekstaat tai luet sähköpostejasi, kiinnitä huomiosi samalla kykyysi kuunnella aktiivisesti palaverin pitäjää, sisäistää esitystä ja kommentoida kuulemasi perusteella sekä myös näyttää kokoukseen keskittyneeltä. Miten meni noin omasta mielestä? Miltä tuntuisi, jos muiden tarkkaavaisuus olisi samalla tasolla, kun itse olisit vetämässä palaveria? Multitaskaajat, jotka pystyvät kasvattamaan työnsä tuottavuutta rajattomasti, ovat valitettavasti enemmän teknologian ehdoilla ja sen tarpeisiin luotuja mielikuvia kuin arjen todellisuutta.

Kiireessä ajattelu köyhtyy, sillä liialliset ärsykkeet tukkivat aivot.

Eroon kiireestä

Kiire otetaan usein annettuna asiana, jolle ei voi mitään. Päätin itse jo jokin aika sitten luopua kiireestä. Koin, että pystyin itse myös vaikuttamaan asiaan johtamalla itseäni paremmin, oman tekemiseni jaksottamisella sekä rakentamalla omasta toimintaympäristöstä samalla mahdollisimman tehokas ja hallitun tasapainoinen. Helpommin sanottu kuin tehty, mutta pysähtyminen kiireen alkuperän selvittämiseksi ja kiireen hallitsemiseksi antoivat paljon enemmän kuin niihin käytetty aika. Kutsunkin kaikki mukaan kiireentappotalkoisiin. Kun turha kiire vähenee – tuottavuus, työmotivaatio ja työmoraali nousevat.

Vaikka työt eivät tekemällä lopu, on työllä taipumus venyä käytettävissä olevan ajan mittaiseksi. Täten kannattaa tehdä itselle ajankäyttösuunnitelma, jossa asetetaan työlle riittävän tiukka, mutta saavutettavissa oleva aikataulu. Ajanhallinnassaan onnistuvat usein parhaiten sellaiset ihmiset, jotka osaavat myös kannustavasti delegoida. Mieti myös suunnitellessasi palaveria, onko se tarpeellinen. Jos on, niin kutsu siihen vain ne, joille asia on oikeasti relevantti. Laadi agenda niin, että tärkeimmät asiat käsitellään alkuun ja pidä palaverit mahdollisimman lyhyenä. Vaadi osallistujia valmistautumaan palaveriin ja valmistele sisältö hyvin. Palaverin ajankäytölliset kustannukset ovat melko suuria, joten niistä myöhästyminen ei ole ok. Mikään ei ole turhauttavampaa, kuin turhat palaverit kiireen keskellä!

Muita hyviä vinkkejä kiireen kesyttämiseen ja työmäärän hallitsemiseen:

suunnittele ajankäyttösi, priorisoi ja valitse tehtävien tärkeysaste
buukkaa enintään 60 % päivästäsi
pyri eroon turhista aikasyöpöistä ja poista turhat notifikaatiot
unohda multitaskaus ja yritä tehdä yhtä asiaa kerrallaan
palaudu pieniä taukoja pitämällä pitkin päivää
opettele delegoimaan ja sanomaan EI
minimoi aikasi niiden ihmisten kanssa, jotka vievät liikaa energiaasi

Erityisesti näin vuoden lopussa kiire tuntuu käsin kosketeltavana, sillä maailma on taas saatava ’valmiiksi’ ennen vuoden vaihdetta. Ihan kuin kalenterilehden kääntäminen toisi lisää aikaa ja veisi kiireen pois. Kokeile hypätä hetkeksi pois rutiineista ja sisällytä päiviisi jotakin uutta. Saatat löytää parempia työtapoja tai innovaatioita, kehittää osaamistasi ja saat uutta potkua urautuneisiin kiireen täyttämiin työpäiviisi. Pysähtyminen ja rauhoittuminen ’mikä elämässä on tällä hetkellä olennaisinta?’ -kysymyksen äärelle auttaa myös kiireen hallintaan. Kun elämä heittää eteemme kaikenlaisia yllätyksiä, edellä oleva kysymys on hyvä pitää mielessä. Silloin on helpompi jättää – edes hetkellisesti – vähemmän tärkeitä tehtäviä tekemättä ja keskittyä olennaiseen. Usein hämäännymme tehtävien kiireellisyydestä ja unohdamme, että kiireellisyys ja tärkeys ovat kaksi eri asiaa.

Kaikki kiireelliset tehtävät eivät ole tärkeitä!

Toivon sinulle aikaa pysähtymiseen ja oman kiireen kesyttämiseen. Rauhallista joulun aikaa ja kiireetöntä tulevaa vuotta kaikille!

Kirsti Laasio

CXO // Advisor // Partner

Kirsti on asiakaskokemuksella johtamisen edelläkävijä. Pitkään kansainvälisessä ympäristössä ja liiketoiminnassa johtajana toimineena, Kirstillä on kokemusta strategian tuloksekkaasta viemisestä käytäntöön, monialaisten tiimien vetämisestä ja siilojen poistamisesta tiimien välillä. Hänen vahvoja osaamisalueitaan ovat asiakas- ja työntekijäkokemuksen integroiminen osaksi liiketoiminnan prosesseja, brändien rakentaminen sekä asiakastarpeiden tuotteistaminen menestyksekkääksi liiketoiminnaksi. Asiakas- ja työntekijäkokemuksella johtaminen data-analytiikan, SaaS palveluiden, terveysteknologian, kuluttajaelektroniikan ja mobiilipalveluiden tuotteistamisessa sekä brändien rakentamisessa on ollut Kirstin uran tärkeimpiä vetureita. Asiakaskeskeisen kulttuurin rakentaminen sekä tavoite ymmärtää asiakkaan tarpeita ovat Kirstin 'leipätyötä'.