#kassavirta: kassaennuste yrittäjälle on kuin sääennuste purjehtijalle

Oletko koskaan ajatellut, että kassan ja sään ennusteella on paljon yhteistä?

Jos olet liikkunut merellä tai järvellä, sään ennustaminen ja tarkkailu on varmasti tuttua. Purjehtijalle sään ennustaminen elinehto. Ennen merelle lähtöä, isossa kuvassa riittää tieto tuulen voimakkuudesta ja tuulivaroituksista. Purjehduspäivinä päivätason ennuste on kriittinen tieto ja yr.no sekä Ilmatieteen laitoksen säätiedotus merenkulkijoille kuuluvat merenkävijän päivään yhtä varmasti kuin istuinkaukalossa nautittu vanha kahvi. Merellä suurin ajasta ennustetaan säätä, tarkkaillaan tuulta ja tehdään käytännön päätökset reaaliajan tiedon perusteella.

Yrittäjälle kassan ennustaminen on elinehto. Isossa kuvassa riittää kuukausien talousennuste mutta arjessa ratkaisevaa on päivätason kassan saldo. Oma näppituntuma, pankkitilin saldo tai tuntien excel -harjoitus kuuluvat meidän yrittäjien arkeen yhtä varmasti kuin takataskusta esiin nopeasti vedetty plan B. Reaaliajan tieto on ratkaiseva. Päivätason kassaennusteen perusteella tehdään ne käytännön päätökset, jolla varmistetaan että rahat riittävät pakollisiin maksuihin seuraavien viikkojen aikana.

Kassaennuste yrittäjälle on yhtä tärkeä kuin sääennuste purjehtijalle.

Mikä on päivätason kassaennusteen ja kuukausiennusteen ero?

Päivätason kassaennusteelta vaaditaan erilaista tarkkuutta kuin kuukausitason ennusteelta. Mitä epävarmempi on ympäristö, sitä tärkeämpi on saada varmuus, että rahat riittävät niihin maksuihin, jotka on pakko hoitaa.

Kuukausitason ennustetta tehdään usein excelissä tai ohjelmilla, joilla voi myös simuloida käyttöpääoman tarvetta. Ennuste perustuu tuloslaskelman ja taseen eriin. Ennustehorisontti on pitkä, muuttuu hitaasti ja työ vaatii suunnittelua, joten siihen voi käyttää työtunteja.

Päivätason kassaennuste on kassaan maksujen, kuten myyntilaskujen sekä kassasta maksujen, kuten ostolaskujen, palkkojen ja lainan lyhennysten ennustamista. Päivätason ennuste tehdään usein näppituntuman perusteella tai poikkeuksellisesti excelissä.

Miksi luotettavaa kassaennustetta on vaikea tehdä?

Ostolaskujen, palkkojen ja lainan lyhennysten ennustaminen on suhteellisen helppoa. Suurin ongelma on myyntilaskujen ennustaminen, jonka merkitys korostuu taloudellisesti epävarmoina aikoina tai jos myyntilaskuja on paljon. Ennustaminen on käytännössä mahdotonta, koska asiakkaat harvoin noudattavat sovittuja maksuaikoja, jonka lisäksi asiakkaiden maksuhalu ja maksukäyttäytyminen vaihtelee. Tuotteessa voi olla virhe, laskujen hyväksyntä voi olla hidasta tai sama ostaja voi maksaa laskun eri tavoin eri toimijoille.

Elämäni aikana olen käyttänyt kai satoja työtunteja kassan ennustamiseen excelillä. Excel on mieletön keksintö, mutta tuntien naputtelun jälkeen valmistunut kassaennuste oli vanha jo heti valmistuessaan. Reaaliaikaiseen tietoon perustuva kassaennuste on yrittäjälle yhtä tarkka, kuten yr.no purjehtijalle. Niin sääennusteen, kuin myös kassaennusteen luotettavuuteen vaikuttaa suoraan käytettävä datan määrä.

#kassavirta käsittelee kassan ennustamista ja kuinka ennustetta voi parantaa datan avulla. Sarjan ensimmäinen blogi käsitteli kassaennustetta yrittäjälle; mitä kassaennuste tarkoittaa ja mitkä asiat vaikuttavat ennusteeseen. Toisessa blogissa käytiin läpi kassan saldon ennustamisesta 2020 -luvulla; kuinka automaatio, data ja koneoppiminen parantavat kassaennustetta. Kolmas blogi käsittelee kassan tehostamista datan ja analytiikan (data insights) avulla.